貴社のレガシーファックス機の3つの埋もれたコスト

それは2019年であり、何らかの理由で、会社にはまだサポートする必要があるファックス機がオフィスにあります。今、会社のFAX機の運用コストをリストアップするように依頼した場合、どうしますか。

eFax Corporateでは、紙や電話ネットワークからのFAXインフラストラクチャのアップグレードについて私たちにアプローチする企業に常にこの質問をしているので、私は実際にはかなり良い考えを持っています。すべての企業のIT部門は、簡単なものをすぐに考えます。専用のFAXライン、FAX用紙、インクカートリッジなどです。これらすべてが、接続された各FAXマシンまたはプリンターで年間平均720ドルかかる電話回線と、ページあたり2〜2.5セントのレーザー印刷コストで合計されることは誰もが知っています。

一部のITプロフェッショナルは、もう少し深く掘り下げて、明白ではないコスト（たとえば、ファックスの保守契約）や、故障したマシンを修理するために請負業者を呼ぶコストを考えます。

しかし、私たちが話しているITチームのうち、レガシーFAXマシンを運用し続けることにより、企業が定期的に負担する間接的な（ただし大きな）コストについて考える人はほとんどいません。これらを考慮してください：

1.従業員が紙のFAXの送受信の遅いプロセスで立ち往生しました。

従業員がファックスを送信するには、ドキュメントを印刷し、それらのページをプリンターから取得して、ファックス機に持って行く（またはファックス機能を備えた多機能プリンターに再度挿入する）必要があります。そこで、受信者の番号をダイヤルします。 2台のマシンがその恐ろしい音を使って接続するまで待ちます。次に、従業員が最終ページが送信されてマシンが配信確認を吐き出すまでFAXを待機するため、さらに待機します。そこから、従業員はハードコピーを物理的に提出するか、破棄する必要があります。

それはそれほど聞こえないかもしれません。たぶん、1人の従業員の時間のたった5〜10分ですか？ただし、会社が毎日、週、月ごとに送受信するFAXの数（これにも時間がかかる）を掛けてください。これにより、従業員の給与と、従業員がその時間を費やすことができるより生産的な方法の機会費用の両方で、これが会社に実際のお金を費やしていることがわかります。従業員が1時間あたりに支払う金額を検討し、それを処理する必要があるすべてのFAXのコストに追加してください。

ファックス労務費

そして、忘れないでください。これはすべて、従業員が最初にFAXを送信しようとしたときに、すべてが計画どおりに進んだことを前提としています。次の場合、状況はさらに悪化します。

従業員はFAX機で順番を待つ必要があります
紙詰まりがあります
受信者のFAX回線が混雑しているため、従業員は自動リダイヤルされたFAXが送信されたかどうかを確認する必要があります。
ファックス機の用紙またはインクが空で、交換する必要がある

2.重要なファックスを送受信するためにすべてをドロップしてオフィスに来る必要がある現場の従業員。

会社のFAX機能が実際のFAXマシンに関連付けられている場合、重要なFAXは、建設入札またはRFPを含む可能性のあるそのFAXを受信または送信するためにオフィスに戻る必要がある現場営業担当者の作業スケジュールを大幅に混乱させる可能性があります。それらの多くは、特定の業界ではまだ日常的にファックスでやって来ます。

このように考える企業はほとんどありませんが、そのFAXマシンは、週に数回の見込み顧客への電話で営業担当にコストをかける可能性があります。または、従業員が代わりに現場での会議のスケジュールに固執し、重要なファックス（たとえば、注文書）をオフィスのファックス機に返答せずに残すことを決定した場合、実際に会社の売上にコストがかかる可能性があります。 （ファックスの送信者は、ファックスが数時間以内に応答しない場合、次のベンダーに進む可能性があります。）

ビジネスFAXに対処するためにオフィスを行ったり来たりすると、従業員が予定に遅れて到着したり、完全に再スケジュールしたりする必要がある場合、ビジネスの評判が損なわれる可能性もあります。

3. ITチームは、FAX機の問題のトラブルシューティングに時間とリソースを浪費せざるを得ません。

また、ファックス機で紙詰まりが発生したり、インクドラムの交換に手助けが必要になったり、ファックスドキュメントが実際に処理されたかどうかわからない場合は、ITチームに電話をかけることも忘れないでください。つまり、オフィスに残っている20世紀のテクノロジーの1つの部分のトラブルシューティングに忙しいため、部門が前向きな取り組みに時間と注意を払う必要がないということです。

これが、会社のレガシーファックスインフラストラクチャを維持するための最も陰湿なコストの1つが、IT部門の限られたリソースであり、従業員のファックスの苦情を処理するために必要以上に多くのことを費やしている理由です。

これらすべての不要なコストの解決策（他の多くの問題は言うまでもありません）：クラウドファックス。

良いニュースは、FAXインフラストラクチャ全体を信頼できるエンタープライズクラウドにアウトソーシングすることで、これらの不要な費用、スタッフの生産性の浪費、およびIT部門の頭痛の種をすべて排除できることです。